PENGANTAR KEARSIPAN



Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan.

A. Pengantar

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip ( record ). [1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagaikendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidanginilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkanbahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah,tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. [2] Tetapi tidakdengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya .[3] Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yangsignifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.

B. Pengertian Arsip

Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan .[4] Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yangtermaktub dalam UU No. 7 Tahun1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. [5]

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkanbetapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrabdi indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.

Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnyasecara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun danpengetahuan adalah pengamatanyang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism . Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan.

Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).

Secara umum kita dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah tersebut dikelola oleh museum.

Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut juga sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci kita dapat mengidentifikasi perbedaan arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:

1.Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.

2.Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.

3.Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.

4.Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilangtidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.

5.Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.

Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, initerutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.

C. Tipologi Arsip

Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secararinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:

*.a. Arsip berbasis kertas ( paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

*.b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakanarsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:

1.Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.

2.Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.

3.Arsip rekaman suara (sound recording) , kaset.

*.c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk,pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.

Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunikan media perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip kartografidan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainya.

D. Arsip sebagai Sumber Informasi

Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan darisisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akanmulai tampak berdaya guna, olehkarena diperlukan sebagai informasi.

Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksanaatau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but whatis recorded will remain. .[6]

Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan .[7]

Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proseskegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

E. Arsip dan Administrasi

Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.

a. Proses

1.Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.

2.Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:

*.Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untukkepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsional

*.Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.

b. Fungsi Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsipstatis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalamkegiatan-kegiatan atau aktivitasorganisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasaperundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktifberarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun .[8]

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekamtersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

c. Kegunaan Arsip

Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.

Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:

*.Endapan informasi pelaksanaankegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi

*.Pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan

*.Sarana peningkatan efisiensi operasional instansi

*.Memenuhi ketentuan hukum yang berlaku

*.Bukti eksistensi instansi

Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:

*.Bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional

*.Rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa

*.Bukti sejarah

F. Penutup

Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang concer n terhadap bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar yangharus dikembangkan pada tingkat implementasi.

Dengan penguasaan dasar kearsipan, perkembangan bidangilmu informasi lain tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya justru menunjang pengembangannya, seperti misalnya perkembangan teknologi informasi.

Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dariperkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai pengelola bidang kearsipan tentukita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstream di abad ini.

Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan .

Daftar Pustaka

*.Arsip dan Sejarah, Jakarta: ANRI, 1980.

*.Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.

*.Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism, Montreal:ICA,XIIth, 1992.

*.Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith, Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish, 1992.

*.Ricks, Betty, et.al., Informationand Image Management: a Records System Approach , SouthWestern Publishing Co., Cincinnati,1992

*.Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke, Information and Record Management, Los Angeles: California State University, 1987.

*.Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.

*.Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992

*.Walne, Peter, eds, Dictionary of Archival Terminology, Munchen:KG. Saur, 1988.

[1] Pengertian arsip yang lebih menekankan pada fungsi informasi dapat dilihat dari pendapat Jay Kennedy dan Cherryl Schaudder yang mengemukakan bahwa arsip merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima,dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Lihat: Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records management: A Guide toCorporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hlm. 1. Sedangkan definisi yang lebih menekankan pada penyimpanan dan pentingnya lembaga arsip dapat dilihat pendapat dari: T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques (Chicago: The University of Chicago Press, 1975), hlm. 17.

[2] Liv Mykland, Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA,XIIth, 1992), hal.2.

[3] Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hal. 1.

[4] Peter Walne (ed), Dictionary of Archival Terminology (Munchen: KG. Saur, 1988), hal. 128.

[5] Pasal 1 menyebutkan arsip ialah:

*.a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

*.b.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

[6] Arsip dan Sejarah (Jakarta: ANRI, 1980), hal. 12.

[7] Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen ( Jakarta:Gramedia, 2003), hal.4-6.

[8] Betty Ricks, et.al., Informationand Image Management: a Records System Approach (Cincinnati: South Western Publishing Co., 1992), hal.16.

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

PERPUSTAKAAN MODERN DI DUNIA

Kerumitan rahang-menjatuhkan dari perpustakaan tua , dengan jendela kaca mereka bertimbal dan tingkatan rak kayu gelap, sedang digantikan mendukung garis yang bersih, ruang terbuka dan fokus pada teknologi baru dalam arsitektur perpustakaan akhir abad 20 dan seterusnya . Ini (14 lebih! ) perpustakaan modern hanya sebagai indah, bentuk dramatis membual dan volume, langit-langit tinggi, dinding transparan dan, tentu saja, tumpukan buku yang mengesankan.

Jose Vasconcelos Perpustakaan, Mexico City

(Foto melalui: lwy )

Didedikasikan untuk Jose Vasconcelos, seorang filsuf dan mantan presiden Perpusnas Nasional Meksiko, perpustakaan ini 409.000 kaki persegi dibangun pada tahun 2005 dan 2006 sebesar $ 98 juta, tetapi harus ditutup selama 22 bulan karena cacat konstruksi. Baris demi baris bentuk baja berkilauan disarikan pola geometris dan kesan kepada pengunjung hanya berapa banyak buku yang terkandung di dalam rak.

Ide Toko Whitechapel, London, Inggris

(Foto melalui: architizer , archrecord )

Sebuah perpustakaan tradisional digabungkan dengan ruang untuk kelas dalam volume gelas hening biru dan hijau di Adjaye Associates 'Ide Toko Whitechapel. Bangunan utama dari sebuah program yang bertujuan untuk mendorong perpustakaan ke abad 21, termasuk teknologi digital terbaru, Toko Ide termasuk atrium lantai lima.

Universitas Yale Beinecke Buku Langka & Perpustakaan Manuskrip

(Foto melalui: lauren pengawakan )

Yale Buku Langka & Perpustakaan Beinecke Naskah ditempatkan dalam struktur modern yang biasa dibangun pada tahun 1963, itu gedung terbesar di dunia dicadangkan hanya untuk pelestarian tulisan langka. Di dalam, buku-buku ditumpuk enam cerita tinggi. Dinding terbuat dari marmer tembus untuk membiarkan minim cahaya, sebuah taktik yang melindungi buku halus dan kertas.

Black Diamond di Royal Perpustakaan Kopenhagen, Denmark

(Foto melalui: e-architect.co.uk )

SHL Arsitek Kopenhagen memberikan sebuah tengara baru yang luar biasa dengan ekstensi Black Diamond ke Royal Perpustakaan bersejarah Denmark. Desain monolitik adalah mengherankan lapang dan terbuka di dalam, bukan hanya mendorong studi buku tetapi juga eksplorasi jenis baru media. "Kami tertarik pada proyek-proyek untuk potensi mereka untuk melibatkan publik dan tidak hanya untuk memberikan kehidupan budaya dan sosial ke kota-kota mereka dan kota-kota tetapi juga karena kemampuan mereka untuk bekerja sebagai akselerator untuk pembelajaran dan pengetahuan," kata Bjarne Hammer, seorang SHL mitra pendiri.

Villanueva Public Library, Kolombia

(Foto melalui: archdaily )

Bahan-bahan lokal dan tenaga kerja lokal membantu membuat Perpustakaan Umum di Kolombia Villanueva struktur berkelanjutan. Kolaborasi antara empat tempat arsitek muda dua jilid, yang terbuat dari batu padat dan struktur pohon pinus lainnya lapang berkisi-kisi, tepat di samping satu sama lain dalam kontras visual menarik.

Parque Biblioteca Espana

(Foto melalui: catatan arsitektur )

Terletak di lereng bukit di sekitar La Ladera di Medellin, Kolombia, Parque Biblioteca Espana adalah trio mencolok dari bangunan modern monolitik melihat ke bawah pada apa yang pernah di antara lingkungan yang paling berbahaya di Amerika Latin. Dirancang oleh Giancarlo Mazzanti sebagai simbol harapan, bangunan perpustakaan, auditorium dan pusat komunitas yang terinspirasi oleh bentuk batu-batu besar.

Perpustakaan Nasional dari Belarus

(Foto melalui: mondoarc )

Fasad seluruh Perpustakaan Nasional geometris dari Belarus adalah dispay LED; siang hari, kaca panel secercah di bawah sinar matahari, dan pada malam hari, mereka diterangi dari dalam untuk menempatkan pada pertunjukan cahaya yang selalu berubah. Perpustakaan merupakan 23 cerita tinggi yang luar biasa dan berisi koleksi buku terbesar ketiga di Rusia.

Perpustakaan TU Delft, Belanda

(Foto melalui: galinsky.com )

Sebuah volume kerucut mengejutkan muncul dari apa yang tampaknya menjadi sebuah bukit hijau, tetapi sebenarnya sebuah perpustakaan bawah tanah dengan atap hidup. Perpustakaan di Delft University of Technology ini dirancang oleh Mecanoo dan selesai pada 1997. Bentuk kerucut turun ke ruang utama perpustakaan dan berisi tangga spiral yang mengarah ke ruang baca.

Perpustakaan Halmstad, Swedia

(Foto melalui: e-architect.co.uk , archidose )

Dirancang oleh Arsitek SHL, yang Halmstad menyapu Perpustakaan di Halmstad, Swedia menghadap Sungai Nissan dan kurva sekitar pohon kastanye yang sudah ada dewasa. Perpustakaan, selesai pada 2007, terdiri dari satu ruang terbuka yang luas di pedalaman yang dibuat untuk merasakan semua yang lebih besar dengan lantai ke langit-langit jendela.

Perpustakaan Umum vancouver, Kanada

(Foto melalui: greenroofs.com , Wikimedia Commons )

Dengan balok dan lengkungan yang menjulang tinggi ke udara, Perpustakaan Umum menyerupai Vancouver, dari luar, sebuah gorong-gorong Romawi kuno. Dirancang oleh Moshe Safdie dan dibangun pada tahun 1995, struktur yang tidak biasa ini mencakup kantor terpasang bertingkat tinggi, toko-toko ritel, restoran dan parkir di samping sistem perpustakaan umum. Ini adalah atasnya oleh taman atap yang tidak terbuka untuk umum.

Downtown Baton Rouge Perpustakaan Konsep, Trahan Arsitek

(Foto melalui: archdaily )

Sebuah proposal $ 19m kontroversial mungkin tanah Baton Rouge sebuah perpustakaan pusat kota baru yang dirancang oleh Arsitek Trahan. Proyek ini ditahan sementara kota bekerja keluar masalah anggaran. Perpustakaan menarik ke atas seperti akordeon diperpanjang, dan di dalam, platform beton mendukung lantai berikutnya tampak melayang-layang di udara. Sebuah kumparan tangga di sekitar bagian dalam amplop kaca mencolok.

Ann Arbor Kabupaten Perpustakaan, Michigan

(Foto melalui: archdaily )

Ann Arbor, Michigan menawarkan perpustakaan modern yang indah yang dirancang oleh Studio menginformasikan. Mengganti sebuah perpustakaan 4.000 kaki persegi yang terletak di sebuah mal, struktur baru, selesai pada tahun 2008, panjang, rendah dan geometris. Kolom batang pohon Berkarat alami gema hutan di luar, sementara langit-langit tinggi, abu pucat dan cat putih membuatnya merasa lebih luas.

UCSD Giesel, AKA Dokter Seuss Perpustakaan, San Diego

(Foto melalui: libraries.ucsd.edu )

UC San Diego Gedung Perpustakaan Universitas dinamai Geisel Library pada tahun 1995 setelah seorang penulis yang sudah membuat kontribusi besar untuk sastra anak-anak: Dr Seuss. Ini, biasa berbentuk delapan lantai perpustakaan dirancang pada tahun 1960 oleh William Pereira dan yang berlokasi di kepala jurang.

Tana Seni Perpustakaan Universitas, Tokyo, Jepang

(Foto melalui: dezeen )

Selesai pada 2007, Perpustakaan Universitas Tama Art di Tokyo dirancang oleh Toyo Ito. Dingin, pantang menyerah beton merupakan rekayasa dalam lengkungan menukik lembut, baik dalam bentuk jendela dan langit-langit interior. Ito mengatakan, "Keragaman spasial satu pengalaman ketika berjalan melalui lengkungan yang berbeda dalam rentang dan perubahan ketinggian mulus dari ruang biara yang diisi dengan cahaya alami, untuk kesan sebuah terowongan yang tidak dapat ditembus secara visual."

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

Memilih Software Untuk Layanan Perpustakaan

Ketika perpustakaan memutuskan untuk menerapkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi, tentu alasan utamanya adalah tercapainya misi utama perpustakaan, yaitu “Menyediakan Layanan Terbaik untuk Kepuasan Pengguna”. Inilah yang semestinya diperjuangkan dan menjadi pertimbangan utama dalam menentukan pilihan terhadap software perpustakaan apa yang akan dipakai.

Namun demikian, ada sebagian perpustakaan yang menjatuhkan pilihan software semata-mata karena alasan gratis dengan mengorbankan misi utama perpustakaan. Hal ini bisa terjadi karena kurangnya pemahaman pihak manajemen perpustakaan atau bisa juga karena dipaksa oleh kondisi ketersediaan dana perpustakaan yang minim.

Software perpustakaan gratis sangatlah menarik karena pengguna tidak perlu mengeluarkan dana sepersenpun untuk mendapatkan dan menggunakannya. Ini memang menjadi solusi bagi pengguna yang minim dana.

Beberapa hal yang semestinya menjadi pertimbangan dalam memutuskan memilih software perpustakaan gratis,

  1. Setiap perpustakaan pasti memiliki aturan main berkaitan administrasi, aturan sirkulasi, layanan, dll. Apakah software tersebut mampu mengikuti aturan main yang menjadi idealisme perpustakaan atau sebaliknya, perpustakaan yang dipaksa harus mengikuti aturan main software tersebut.
  2. Bahan pustaka berikut jenis dan macamnya terus berkembang seiring perjalanan zaman, teknologi informasi dan teknologi kemasan informasi. Apakah software tersebut memiliki kemampuan untuk mengelola semua jenis bahan pustaka, termasuk jenis bahan pustaka baru yang sangat mungkin akan muncul diwaktu yang akan datang ?.
  3. Trouble dan bug program biasanya pasti muncul di tengah perjalanan implementasi program. Apakah jika terjadi trouble atau bug dalam implemantasi software maka ada yang memberi jaminan untuk perbaikan. Siapakah yang memberi jaminan, gratiskah, cepatkah dan profesionalkah layanannya?.
  4. Apakah jika perpustakaan membutuhkan fitur atau fungsi program yang belum ada di software maka ada yang menjamin siap dan mampu menambahkan modul program secara terintegrasi. Jika ada maka bagaimana dengan biayanya. Bagaimana jika kebutuhan ini muncul di kemudian hari seiring dengan perubahan manajemen dan peraturan perpustakaan yang dinamis.
  5. Adakah layanan technical support yang selalu siap memberikan konsultasi dan solusi teknis dalam setiap permasalahan yang muncul pada perjalanan penggunaan software.
  6. Adakah jaminan bahwa software tersebut akan terus dikembangkan dan siapakah yang memberikan jaminan tersebut.
  7. Apakah untuk implementasi software tersebut benar-benar gratis atau masih harus melalui jasa lembaga atau perorangan yang berbayar. Jika berbayar apakah layanannya sudah termasuk redevelopment, debuging, garansi, layanan teknis, pelatihan, dan lain lain.

Jika ternyata salah satu atau beberapa dari 7 poin di atas tidak terjawab dengan baik maka software tersebut bukanlah software yang ideal untuk diimplementasikan di perpustakaan. Dengan demikian sebenarnya gratis atau tidak gratis bukanlah satu-satunya permasalahan yang menentukan pilihan software.

Pembuatan dan pengembangan software yang baik menuntut SDM yang bekerja profesional, pengembangan yang berkelanjutan dan fokus atau konsentrasi. Seorang programer profesional adalah manusia biasa. Tidak mungkin dia menghabiskan jam produktifnya untuk sesuatu yang sama sekali tidak menghasilkan rupiah sebagai penghargaan profesionalnya dan untuk penghidupannya. Sehingga jika pun harus bekerja untuk sesuatu yang tidak menghasilkan insentif, pekerjaan tersebut tidak akan menjadi pekerjaan pokok yang fokus dan berkelanjutan. Jika demikian maka jelas akan sulit diharapkan adanya hasil produk software yang sempurna serta adanya jaminan layanan profesional bagi para pengguna softwarenya.

Suatu produk software yang bagus seharusnya disertai layanan purna produksi sebagai tanggungjawab produsen terhadap keamanan dan kenyamanan pengguna. Layanan tersebut meliputi pra instalasi, saat instalasi dan purna instalasi. Pelatihan, konsultasi dan redevelopment sebagai pra instalasi, bantuan teknis sebagai saat instalasi, kemudian garansi, konsultasi, debuging, redevelopment, layanan teknis serta pengembangan sebagai jaminan purna instalasi.

Tanpa layanan purna produksi tersebut bisa jadi suatu produk software justru akan melahirkan korban dikemudian hari. Dan kerugian pengguna yang tidak bisa di-uangkan adalah investasi waktu perpustakaan, karena kegagalan dan atau tidak optimalnya implementasi software yang juga berarti kehilangan masa produktifitas layanan perpustakaan dalam waktu yang lama. Terkadang perpustakaan terpaksa harus kembali mundur kebelakang untuk memulai lagi dengan software aplikasi perpustakaan lain yang lebih ideal dan lebih memenuhi kebutuhan perpustakaan.

Sumber: http://mitraperpustakaan.com/?L5@=N65@.K&P52Q5N_M=K4$K

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

Milis dan blog tentang perpustakaan


Banyak cara dapat dilakukan untuk terus dapat update dengan berita sekitar perpustakaan dan hal hal yang terkait di dalamnya melalui internet. Dua diantaranya adalah aktif di milis dan membaca blog perpustakaan.

Milis atau mailing list adalah grup diskusi di internet di mana setiap orang dapat bergabung dan berpartisipasi di dalamnya. Dengan milis, memungkinkan kita untuk berdiskusi atau tukar menukar informasi kepada banyak pengguna internet yang terbagung dalam milis tersebut karena pada dasarnya milis adalah sekumpulan alamat surat elektronik (e-mail) dari pengguna internet yang mempunyai kesukaan atau kepentingan yang sama. Banyak milis dengan topik atau bidang yang tersedia di internet salah satunya milis bidang kepustakawanan.

Beberapa milis perpustakawan yang dapat dilanggan (subscribe) dengan mengirim surat elektronik ke alamat di bawah ini:

Lokal:
the_ICS@yahoogroups.com
pustakawan_meneliti@yahoogrops.com
alumnipip@yahoogroups.com
Atau silakan memilih milis kepustakawanan lain yang tersedia di: http://groups.yahoo.com/
Internasional, klik link di bawah ini:
http://www.ifla.org/en/mailing-lists

Secara sederhana, blog yang merupakan singkatan dari weblog yaitu aplikasi web yang berisikan tulisan-tulisan yang dapat diakses oleh semua pengguna internet sesuai dengan topik dan tujuan dari si pengguna blog tersebut. Banyak blogger –sebutan si pembuat blog– yang berbagi informasi atau tulisan khusus bidang perpustakaan.

Tulisan di blog seyogyanya selalu diupdate oleh pemiliknya sehingga kita selalu mendapatkan info atau topik yang terkini dengan membaca blog tersebut. Selain membaca tulisan mereka, kitapun dapat berinteraksi atau tanya jawab dengan si pemilik blog tersebut.

Beberapa blog bidang perpustakaan adalah:
http://sudarsih-library.blogspot.com/
http://alumnipip.wordpress.com/
http://iperpin.wordpress.com/

Internasional:
http://travelinlibrarian.info/
http://www.tangognat.com/

Selamat menambah cakrawala dunia perpustakaan

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

MEMBANGUN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Perpustakaan digital (Inggris: digital library atau electronic library atau virtual library) adalah perpustakaan yang mempunyai koleksi buku sebagian besar dalam bentuk format digital dan yang bisa diakses dengan komputer. Jenis perpustakaan ini berbeda dengan jenis perpustakaan konvensional yang berupa kumpulan buku tercetak, film mikro (microform dan microfiche), ataupun kumpulan kaset audio, video, dll. Isi dari perpustakaan digital berada dalam suatu komputer server yang bisa ditempatkancsecara lokal, maupun di lokasi yang jauh, namun dapat diakses dengan cepat dan mudahclewat jaringan komputer.

Ada banyak hal terkait dengan perpustakaan digital atau perpustakaan berbasis website dalam mempersiapkan dan membangunnya karena detail yang harus disiapkan. Semakin luas website yang akan dibangun, maka semakin banyak pula detail yang harus disiapkan.


  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

Dibangun, Perpustakaan Standar Internasionaldi Jakarta

JAKARTA, KOMPAS.com Perpustakaan bertaraf internasional dengan konsep green building akan segera dibangun di Jakarta. Rencananya, pembangunan ini akan mengambil lokasi di Gedung Arsip Jayakarta yang terletak di Jalan Raya Cikini No 73, Jakarta Pusat. "Jakarta sudah punya perpustakaan tingkat kotamadya yang sedang mengarah ke standar internasional. Tapi belumpunya perpustakaan tingkat provinsi berstandar internasional," kata Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DKI Jakarta, Maman Achdiyat, di Jakarta, Rabu (16/11/2011). Anggaran yang akan digelontorkan untuk biaya rehab berat gedungtersebut sudah dimasukkan dalam Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) DKI 2012, yakni sebesar Rp 19 miliar. Pemilihan Gedung Arsip Jayakarta ini karena sesuai kriteria dari UNESCO untuk bangunan perpustakaan. "Letaknya cukup strategis di Cikini. Di lokasi ini juga terdapat kawasan wisata budaya,perguruan tinggi, planetarium, dan gedung teater," jelas Maman. Rencana untuk membangun perpustakaan bertaraf internasional ini sebenarnya sudah ada sejak 2010. Namun, saat itu, baru dilakukan kajiananalisis saja. Setelah kajian ini selesai, akan mulai dibuat desain konstruksinya. "Lelang dan pengerjaan konstruksi fisiknya baru dilakukan pada tahun 2012. Rehab berat gedung ini target selesaipada akhir tahun 2012 sehingga bisa dibuka untuk umum mulai awal 2013," kata Maman. Sumber: Kompas

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia

Sebanyak 150 pengelola berbagai jenis perpustakaan, pustakawan dan tenaga perpustakaan di perpustakaan umum, khusus, dan akademisi dari seluruh Indonesia mengikuti Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia (KPDI) ke-4 di Samarinda. "Saya berterima kasih kepada Perpustakaan Nasional karena telah percaya kepada Kaltim untuk menjadi tuan rumah penyelenggaraan KPDI ke-4 ini," ucap Gubernur Kalimantan Timur (Kaltim) Awang Faroek Ishak saat pembukaan acara tersebut di Hotel Mesra Samarinda, Kalimantan Timur, Selasa (8/11/2011). Menurut Gubernur, Konferensi Perpustakaan Digital merupakan salah satu cara dalam peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM), sedangkan peningkatan SDM adalah bagian dari pendidikan, sehingga hal ini sesuai dengan program Kaltim dalam upaya peningkatan SDM. Sementara itu, Kepala Perpustakaan Daerah Kaltim Syafruddin Pernyata mengatakan, Kaltim dipercaya menjadi tuan rumah dilatarbelakangi penyelenggaraan KPDI ke-3 yang digelar di Bandung pada 2010. Saat itu secara aklamasi, peserta memilih Kaltim menjadi tuan rumah pada KPDI ke-4. Sedangkan konferensi yang diikuti 33 provinsi ini berlangsung selama tiga hari yakni mulai 8 hingga 10 November 2011. Dari kegiatan tersebut diharapkan terbangun kesadaran bagi para pengelola perpustakaan, yakni tentang pentingnya mewujudkan interoperabilitas antaranggota jejaring perpustakaan. Dalam konferensi ini menghadirkan Christel Mahnke dari Goete Institute yang membawakan materi berjudul "Recent Development of Digization Germany and Europe". Nara sumber lainnya adalah Sekretaris Provinsi (Sekprov) Kaltim Irianto Lambrie dengan materi tentang Dukungan Pemprov Kaltim Terhadap Pembangunan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) untuk Perpustakaan, dan Ir Zainal Hasibuan dari Dewan TIK Nasional. Berdasarkan jadwal yangtelah disusun, lanjut dia, peserta konferensi juga akan melakukan peninjauan ke Badan Perpustakaan Provinsi Kaltim dan Museum Mulawarman di Tenggarong. Selama ini, lanjut dia, pihaknya terus berupaya memberikan kemudahan bagi masyarakat untuk mengakses buku-buku diBadan Perpusatakaan, di antaranya melalui Perpustakaan Digital. Dia menambahkan, jika dulu para pelajar, mahasiswa atau masyarakat umum hanyamenerima layanan yang terbatas dan konvensional, maka sekarang sudah bisa diakses melalui pengembangan jejaring Perpustakaan Digital. Perpustakaan, lanjut dia,dulu hanya berisi buku-buku, namun perpustakaan modern saat ini ditambah dengan berbagai kebutuhan zaman, seperti ribuan keping VCD yang berisi tentang berbagai ilmu pengetahuan, termasuk juga jejaring melalui internet sehingga terkoneksi antarperpustakaan lain di Indonesia. Sumber : ANT

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

Organisasi perpustakaan yg ada di Indonesia

Ikatan Pustakawan Indonesiadengan singkatanIPIdidirikan pada tanggal6 Juli1973dalam Kongres Pustakawan Indonesia yang diadakan diCiawi, Bogor, 5-7 Juli 1973. Kongres ini merupakan perwujudan kesepakatan para pustakawan yang tergabung dalam APADI, HPCI dan PPDIY dalam pertemuan di Bandung pada tanggal 21 Januari 1973 untuk menggabungkan seluruh unsur pustakawan dalam satu asosiasi. Dalam perjalanan panjang sejarah perpustakaan di negeri ini, jauh sebelum IPI lahir, sudah ada beberapa organisasi pustakawan di Indonesia. Mereka ini adalah Vereeniging tot Bevordering van het Bibliothekwezen (1916), Asosiasi Perpustakaan Indonesia (API) 1953, Perhimpunan Ahli Perpustakaan Seluruh Indonesia (PAPSI) 1954, Perhimpunan Ahli Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Indonesia (PAPADI) 1956, Asosiasi Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Indonesia (APADI) 1962, Himpunan Perpustakaan Chusus Indonesia (HPCI) 1969, dan Perkumpulan Perpustakaan Daerah Istimewa Yogyakarta (PPDIY). Dalam Kongres Pustakawan Indonesia tahun 1973 tersebut, ada dua acara utama yang diagendakan, yaitu (1) seminar tentang berbagaiaspek perpustakaan, arsip, dokumentasi, informasi, pendidikan, dan (2) pembentukan organisasi sebagai wadah tunggal bagi pustakawan Indonesia. Berkaitan dengan acara yang disebut terakhiri, Ketua HPCI Ipon S. Purawidjaja melaporkan bahwa sebagian besar anggota HPCI, melalui rapat di Bandung tanggal 24 Maret 1973 dan angket, setuju untuk bergabung dalam satu organisasi pustakawan. APADI pun memutuskan bersedia meleburkan diri melalui keputusannya tertanggal 4 Juli 1973, dan terhitung sejak 7 Juli 1973 APADIbubar sejalan dengan terbentuknya IPI. Dengan kesepakatan bersama itu, maka kongres Ciawi melahirkan wadah tunggal pustakawan Indonesia, yaitu Ikatan Pustakawan Indonesia. Pemilihan untuk Pengurus Pusat, yang didahului dengan penyampaian tata tertib pemilihan, menghasilkan a.l. ketua Soekarman,sekretaris J.P. Rompas, dan bendahara Yoyoh Wartomo. Komisi yang terbentuk di antaranya adalah Komisi Perpustakaan Nasional yang diketuai oleh Mastini Hardjoprakoso, Perpustakaan Khusus oleh Luwarsih Pringgoadisurjo (alm.) dan Pendidikan Pustakawan oleh Sjahrial Pamuntjak. Pada tanggal 7 Juli 1973 itu juga Anggaran Dasar IPI yang terdiri dari 24 pasal disahkan oleh peserta Kongres.

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

Pengantar kearsipan

Pengantar Kearsipan Bag 1 Pengertian Arsip Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan arsip, dengan perpustakaan terjadi sekitar abad ke-12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan. Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya yang digunakan oleh instansi/lembaga atau perorangan dalam kegiatannya berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip. Jenis dan Sirkul Hidup Arsip Arsip dibagi dua ialah arsip dinamis dan statis. Pembagian tersebut dapat pula dilihat dari segi waktu dan bentuk. Arsip ini memiliki siklus hidup dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan dan atau penyimpanan abadi. Konsep Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubahnamanya menjadi arsip statis. Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan. Susunan Penyimpanan Arsip Dinamis Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi /lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan. Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan menurut abjad, yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, menyusul numerik, alfanumerik (campuran antara angka dan huruf), klasifikasi dan kronologi. Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya.

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Analisa Situasi

Keberadaan perpustakaan bagi masyarakat modern dewasa ini dirasa sangat penting, utamanya terkait dengan proses belajar mengajar. Sejak manusia mulai bisa membaca hingga memasuki bangku sekolah sampai bekerja, dalam pemikiran mereka perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku, sedangkan buku dikaitkan dengan kegiatan belajar, baik belajar di lingkungan sekolah maupun di luar lingkungan sekolah. Anggapan ini memang tidak seluruhnya salah, tetapi juga tidak semuanya benar mengingat perpustakaan saat ini tidak hanya berisi buku-buku saja. Ada perpustakaan yang dilengkapi dengan bahan pustaka maya (virtual) ataupun terekam (recorded), bahkan tidak jarang sebuah perpustakaan yang dilengkapi dengan café, toko buku, tempat kursus ketermapilan, swalayan, dan lain-lainnya. Namun pada intinya adalah bahwa semua perpustakaan tersebut dengan berbagai keadaannya memerlukan pengolahan bahan pustaka (baca: buku) dengan manajemen yang baik. Oleh karenanya pengelolaan perpustakaan yang tersistem menjadi hal yang siginfikan yang harus dikuasai bagi para pengelola/pustakawan tersebut.
Perpustakaan memiliki fungsi sebagai tempat menyimpan khasanah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk media cetak maupun non cetak. Tergolong dalam media cetak seperti buku, majalah, surat kabar dan lain sebagainya, sedangkan media non cetak seperti televisi, audio-visual, microreader, microchip, film-strip (microfilm) dan sebagainya yang merupakan produk kemajuan teknologi sampai saat ini.
Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional pasal 54 menjelaskan, bahwa peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan dan pengendalian mutu pelayanan pendidikan meliputi peran serta perseorangan, kelompok, keluarga, organisasi, pengusaha dan organisasi masyarakat, dimana perpustakaan termasuk salah satu unsur penting terselanggaranya kegiatan pendidikan tersebut. Oleh karena itu keberadaan perpustakaan sekolah sangat berperan baik di sekolah maupun di masyarakat pedesaan untuk memajukan bangsa terutama dalam menyebar luaskan informasi dan cakrawala pendidikan.
Terkait hal tersebut di atas, Pemerintah Kota Semarang telah menjadikan fungsi pendidikan sebagai Prioritas Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kota Semarang, untuk mendukung visi dan misi Kota Semarang menjadi Kota Metropolitan yang Religius berbasis perdagangan dan jasa. Untuk mendukung tercapainya misi dan visi tersebut maka perlu adanya usaha pengembangan, terutama pengembangan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM) seutuhnya dalam menghadapi era profesionalisme, guna menjawab tranformasi informasi yang kian melaju pesat dalam mewadahi dampak era globalisasi yang menembus batas infrastruktur ke daerah-daerah, baik sosial, budaya, ekonomi, termasuk sumber pengetahuan/informasi sebagai menunjang wawasan intelektual segenap anak bangsa.
Menurut pendapat Dady P.Rachmananta, ketua Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) di sela-sela pembukaan Rapat Kerja ke-14 Seminar Ilmiah Nasional Ikatan Pustakawan Indonesia yang bertema; “Undang-undang Perpustakaan: Era Baru Perpustakaan Indonesia” di Hotel Sunan, Solo, pada hari Selasa (13/11/2007), beliau menyatakan bahwa ada dua jenis perpustakaan yang mengalami kondisi parah sampai saat ini, yaitu perpustakaan sekolah dan perpustakaan umum, sementara perpustakaan khusus dan perpustakaan perguruan tinggi kondisinya masih lebih baik.
Selain itu dalam Undang Undang No 43/2007 tentang Perpustakaan yang disahkan pada 2 Oktober 2007, dijelaskan bahwa anggaran yang diperuntukan bagi pengembangan perpustakaan sekolah minimal harus sebesar 5% dari anggaran operasional sekolah. Dengan penjelasan ini maka merupakan kewajiban Pemerintah Daerah (Pemda) setempat melalui Dinas Pendidikan masing-masing untuk menyiapkan anggaran khusus guna memperbaiki kondisi perpustakaan sekolah yang ada. Konsekuensinya jika hal ini tidak bisa dipenuhi, maka kepala daerah yang bersangkutan dapat dikenakan sanksi administratif berupa teguran dari pejabat diatasnya (Suara Merdeka: Rabu 14 November 2007 Hal: 13 kolom 4-6).
Penyelenggaraan perpustakaan sekolah mengacu pada Undang-Undang No.2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional, dimana pada Pasal 35 dijelaskan bahwa setiap satuan pendidikan jalur pendidikan sekolah, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat harus menyediakan sumber-sumber belajar. Selain itu pasal 35 juga menyebutkan bahwa salah satu sumber belajar yang amat penting adalah perpustakaan. Pasal ini menimbulkan konsekuensi bahwa perpustakaan sekolah harus bisa menyediakan informasi bagi para tenaga kependidikan dan para peserta didik guna memperluas dan memperdalam pengetahuan mereka melalui kegiatan membaca buku dan koleksi lain yang ada di perpustakaan.
Apabila kita mau menengok lebih jauh terhadap perpustakaan sebagai pranata yang dikaitkan dengan belajar maka akan lebih mengarah pada kegiatan belajar di luar lingkungan sekolah. Namun dalam kenyataannya ada sejumlah sekolah dengan perpustakaan yang ruangannya menjadi satu denngan ruang untuk kegiatan belajar mengajar, sehingga cukup banyak kondisi perpustakaan sekolah yang belum memadai. Kondisi ini sangat kentara terlihat pada Perpustakaan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) baik sekolah negeri maupun swasta di lingkungan Kecamatan Gunungpati Semarang.
Kondisi perpustakaan di atas karena terkait dengan sarana dan prasarana, misalnya keterbatasan gedung, ruang yang tersedia, terbatasnya jumlah dan ragam bahan pustaka yang dikoleksi, serta belum diolahnya bahan pustaka berdasarkan sistem yang standar sesuai aturan/pedoman yang telah dibakukan, misalnya menggunakan pedoman Anglo American Cataloging Rules 2nd edition (AACR2) sebagai pedoman dalam pembuatan katalog bahan pustaka, ataupun menggunakan Dewey Decimal Clasification (DDC) sebagai pedoman dalam menentukan klasifikasi bahan pustaka, juga menggunakan Daftar Tajuk Subjek (TS) yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI untuk menentukan subjek suatu bahan pustaka.
Melihat fakta-fakta tersebut di atas maka patut disyukuri bahwa perhatian masyarakat terhadap perpustakaan saat ini menunjukkan peningkatan yang berarti, dan perpustakaan sekolah pun tidak luput dari perhatian ini. Pada kenyataan saat ini hampir tidak ada sebuah sekolah yang tidak memiliki perpustakaan, sebab perpustakaan sekolah diibaratkan sebagai jantungnya sekolah tersebut. Banyaknya jumlah perpustakaan sekolah di Indonesia yang setidaknya sama dengan jumlah sekolah itu sendiri, sementara pengelola perpustakaan pada umumnya masih jauh dari yang diharapkan, tak lain karena hal ini disebabkan sekolah tersebut belum mempunyai tenaga pustakawan secara khusus untuk memngelola perpustakaan tersebut. Pada umumnya pengelolaan perpustakaan sekolah tersebut dibantu oleh tenaga pengajar atau guru kelas secara terjadwal.
Keadaan tersebut tidak jauh berbeda dengan kondisi Perpustakaan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama di Kecamatan Gunungpati Semarang. Hal ini terkuak dari hasil pengamatan salah satu anggota Tim Pengabdian kepada Masyarakat di saat anggota tersebut menghadap Kepala Dinas Pendidikan Cabang Kecamatan Gunungpati pada tanggal 7 Nopember 2007, yang sedianya memohon ijin akan mengadakan pengabdian terkait pembinaan pengelolaan perpustakaan sekolah bagi pengelola perpustakaan sekolah menengah di Kecamatan Gunungpati. Dari keadaan di lapangan, aggota Tim menyimpulkan bahwa pada umumnya perpustakaan sekolah di lingkungan tersebut masih dalam kondisi sebagai berikut:
- Bahan pustaka yang dimiliki diolah/diproses belum menggunakan pedoman yang telah

dibakukan seperti; Anglo American Cataloging Rules 2nd edition (AACR2) untuk pembuatan

katalog bahan pustaka, ataupun untuk menentukan klasifikasi menggunakan Dewey Decimal

Clacification (DDC).
- Dalam pembuatan kartu katalog dan pemberian nomor klasifikasi belum diadakan

penyesuaiann dengan pedoman yang telah dibakukan.
- Layanan peminjaman masih menggunakan cara-cara manual.
- Belum tersedianya tenaga terampil dibidang kepustakaan untuk mengelola perpustakaan

sekolah.
Berdasarkan keadaan di atas maka bagi perpustakaan tersebut perlu diadakan pembinaan bagi para pengelola perpustakaannya, agar perpustakaan dapat berdaya guna dalam menunjang proses belajar mengajar di sekolah masing-masing.

Identifikasi dan Perumusan Masalah
Tujuan didirikannya perpustakaan sekolah tidak terlepas dari tujuan diselenggarakannya pendidikan sekolah secara keseluruhan, yaitu untuk memberikan bekal kemampuan dasar kepada peserta didik yang terdiri dari siswa atau murid, selain itu juga mempersiapkan mereka untuk mengikuti pendidikan menengah.
Perpustakaan Sekolah sebagai bagian integral dari sekolah yang merupakan komponen utama pendidikan di sekolah diharapkan dapat menunjang pencapaian tujuan tersebut. Sejalan dengan hal tersebut maka perpustakaan sekolah memiliki tujuan sebagai berikut:
1) Mendorong dan mempercepat proses penguasaan teknik membaca para siswa
2) Membantu para siswa menulis kreatif dengan bimbingan guru dan pustakawan
3) Menumbuhkembangkan minat baca dan kebiasaan membaca para siswa
4) Menyediakan berbagai macam sumber informasi untuk kepentingan pelaksanaan kurikulum.
5) Mendorong, menggairahkan, memelihara dan memberi semangat membaca dan semangat

belajar para siswa.
6) Dengan membaca buku yang mengandung ilmu pengetahuan dan teknologi yang disediakan

oleh perpustakaan, maka siswa akan dapat memperluas dan memperdalam serta

memperkaya pengalaman belajar mereka.
7) Memberikan hiburan sehat untuk mengisi waktu senggang melalui kegiatan membaca,

khususnya buku-buku dan sumber bacaan lain yang bersifat kreatif dan ringan seperti fiksi,

cerpen, dan lain-lainnya.

Tujuan tersebut tergambar dengan jelas arah dan capaian yang dimasukkan dalam penyelenggaraan perpustakaan sekolah, yang dalam jangka panjangnya adalah untuk menambah dasar-dasar pengetahuan untuk menjadi fondasi bagi pengembangan selanjutnya. Sedangkan fungsi perpustakaan sekolah secara umum, yaitu edukatif, kreasi dan riset atau penelitian sederhana.
Fungsi Edukasi:
Koleksi yang dikelolanya banyak membantu para siswa sekolah untuk belajar dan memperoleh kemampuan dasar dalam mentransfer konsep-konsep pengetahuan.sehingga dikemudian hari para siswa mempunyai kemampuan untuk mengembangkan diri. Masyarakat pengguna yang berada di tempat perpustakaan bernaung mempunyai hak yang sama dalam memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan sekolah, namun demikian , dalam praktiknya, yang juga disesuaikan dengan arah pembangunan sekolah setempat yang selalu harus sejalan dengan tujuan pembangunan pendidikan yang lebih tinggi. Perpustakaan sekolah biasanya belum menjadi prioritas pelaksanaannya hal ini dimungkinkan oleh karena hasil yang dicapai oleh penyelenggaraan perpustakaan sekolah tidak langsung bisa dilihat.
Fungsi Informasi:
Berkaitan dengan penyediaan buku koleksi perpustakaan yang bersifat memberitahu hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan siswa dan guru, karena siswa dan guru tidak cukup mengetahui hal dunia dengan hanya mendengar radio atau melihat TV, tetapi juga membaca, karena buku akan lebih unggul dibandingkan dengan media audio visual. Dengan membaca orang bisa menembus batas-batas ruang dan waktu, sehingga sebuah peristiwa yang terjadi jauh dimasa lalu bisa diketahui melalui membaca buku.
Fungsi Rekreasi:
Merupakan pelengkap untuk memenuhi kebutuhan sebagian anggota masyarakat sekolah akan hiburan intelektual, walaupun bukan utama dari dibangunnya perpustakaan sekolah namun sangat penting kedudukannya bagi upaya peningkatan kesadaran intelektual dan pembangunan inspirasi, karena kebutuhan bacaan tidak selalu yang lebih serius sehingga disediakan bacaan yang ringan yang bersifat menghibur.
Fungsi Riset:
Koleksi perpustakaan sekolah bisa untuk membantu pelaksanaan kegiatan penelitian sederhana, oleh karena itu berbagai bahan pustaka yang dikoleksi perpustakaan sekolah disimpan sebaik mungkin sehingga dapat dipergunakan nantinya sebagai bahan refensi penelitian.
Dari paparan analisa situasi dan tinjauan pustaka dapat diidentifikasi beberapa fakta bahwa tujuan perpustakaan sekolah adalah salah satu alat yang vital dalam pendidikan dan pengajaran. Namun hampir tak ada artinya jika didalam pengelolaannya tidak memberikan kemudahan, terutama bagi pengguna yang terdiri dari guru, murid dan karyawan dalam hal pelayanan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan, untuk itu perlu adanya :
· Tenaga yang terampil dibidang kepustakaan,
· Pengolahan bahan pustaka secara benar yang meliputi pengadaan, inventarisasi klasifikasi dan

katalogisasi
· Penggunaan pedoman yang telah dibakukan yaitu Dewey Decimal Clacification (DDC) untuk

pengklasifikasian, sedangkan pengkatalogan menggunakan pedoman Anglo American

Cataloging Rules 2nd edition (AACR2),
· Pengenalan peralihan system pelayanan dari manual ke Otomasi perpustakaan

Berdasarkan kebutuhan diatas ada beberapa permasalahan yang perlu mendapat prioriatas

dalam penyelesaian yaitu bagaimana usahanya untuk memberikan pengetahuan

dan ketrampilan bagi pengelola perpustakaan untuk itu perlu adanya pembinaan diantaranya

tentang: Pengolahan bahan pustaka yang meliputi : pengadaan , inventarisasi, klasifikasi dan

katalogisasi bahan pustaka

. Penggunaan pedoman yang telah dibakukan yaitu Dewey Decimal Clacification (DDC) untuk

pengklasifikasian, sedangkan pengkatalogan menggunakan pedoman , Anglo American

Cataloging Rules 2nd edition (AACR2), Pengenalan peralihan system pelayanan dari manual ke

. Otomasi perpustakaan

TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan Kegiatan
Ada dua tujuan dalam Pengabdian Kepada Masyarakat dalam kegiatan pengabddian ini, diantaranya:

Tujuan Umum
Melalui pembinaan ini secara umum memberikan masukan dan bekal kepada pengelola maupun petugas perpustakaan, berupa keterampilan dan pengetahuan tentang cara mengelola perpustakaan secara benar.

Tujuan Khusus

Setelah diadakan pembinaan diharapkan pengelola perpustakaan sekolah;
a. Dapat menginventarisasi bahan pustaka secara benar.
b. Dapat mengkatalogisasi sesuai dengan pedoman.
c. Dapat mengklasifikasi sesuai dengan pedoman.
d. Dapat merencanakan pelayanan dengan menggunakan sistem pelayanan terotomasi.

Manfaat Kegiatan
Manfaat yang diperoleh dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah sebagai berikut:
Pengelola perpustakaan dapat menerapkan pedoman yang telah dibakukan
Pengelola perpustakaan sekolah mampu mengerjakan kegiatan rutin perpustakaan, yaitu cara-cara mengolah bahan pustaka dengan benar.
Bahan pustaka yang diolah secara benar akan mempermudah dalam mengorganisasi dan memperlancar pelayanan kepada pengguna.
Mengembangkan minat baca bagi pengguna
Dengan meningkatkan minat belajar masyarakat berarti pula telah membantu proses belajar mengajar yang berdampak meningkatkan kecerdasan bangsa.

PELAKSANAAN KEGIATAN

Kerangka Pemecahan Masalah
Setelah mempelajari dan melihat tempat dan sarana dan prasarana yang telah ada di Perpustakaan Sekolah Lajutan Tingkat Pertama di Kecamatan Gunungpati Kota Semarang ini perlu adanya:
1. Pembinaan tenaga untuk keterampilan mengelola perpustakaan sekolah.
2. Pembinaan dalam mengerjakan pengolahan bahan pustaka yang meliputi, inventarisasi,

klasifikasi, katalogisasi dan kelengkapan bahan pustaka.
3. Pembinaan dan pengenalan layanan terotomasi.
Alaternatif pemecahan masalah yang akan dilakukan dalam pengabdian kepada masyarakat ini yakni bagaimana mengintensifkan materi pembinaan pengelolaan perpustakaan sekolah. Untuk mengatasi permasalahan ini maka setiap materi pembinaan dilanjutkan dengan praktek pengolahan bahan pustaka, antara lain bagaimana cara pengadaan bahan pustaka dan inventarisasi bahan pustaka, membuat katalogisasi deskripsi, mengelompokkan atau mengklasifikasi bahan pustaka, dan pengenalan otomasi perpustakaan sehingga peserta binaan dapat menerima materi secara utuh. Cara ini lebih mudah diterima peserta karena bila peserta menemukan masalah terkait dengan materi yang diberikan maka pembina g dapat langsung memberikan solusinya.
Model atau kerangka sistem pembinaan ini dipilih karena kebanyakan peserta belum memiliki pengetahuan dan keterampilan mengelola perpustakaan sekolah secara baik. Setelah mendapatkan pembinaan secara insentif, peserta akan memiliki pengetahuan dan keterampilan bagaimana cara mengelola perpustakaan sekolah dengan baik yang dapat digambarkan melalui bagan sebagai berikut:

Model Sistem Pembinaan Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah

Kondisi Awal
(Masukan)
Peserta binaan belum memiliki pengetahuan dan keterampilan

mengelola perpustakaan sekolah secara baik

Proses Pembinaan
Pembinaan tentang pengelolaan perpustakaan sekolah dengan baik

Kondisi Akhir
(Keluaran)
Peserta telah memiliki pengetahuan dan keterampilan

cara mengelola perpustakaan sekolah dengan baik


Metode Kegiatan
Metode yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan pembinaan pengelolaan perpustakaan sekolah ini untuk meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan pengelola perpustakaan sekolah di Kecamatan Gunungpati Semarang dilakukan dengan kombinasi antara metode ceramah, tanya jawab, dan praktik, yaitu 40% penguasaan materi dan 60% praktik.
Untuk kegiatan ceramah secara klasikal diberikan materi yang meliputi: pengadaan dan inventarisasi bahan pustaka, katalogisasi deskripsi, klasifikasi, pelayanan (sirkulasi dan referensi) dengan pengenalan otomasi perpustakaan. Pada kegiatan yang lain peserta diberikan bimbingan praktik secara bersama dan individu untuk memperoleh pemahaman dan keterampilan khusus sehingga peserta dapat bekerja secara mandiri di perpustakaan yang dikelolanya.

Khalayak Sasaran
Sasaran utama pelaksanaan kegiatan pembinaan pengelolaan perpustakaan sekolah adalah pengelola perpustakaan sekolah yang terdiri dari para guru maupun karayawan yang bertugas di perpustakaan sekolah Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama di Kecamatan Gunungpati, Semarang.
Kegiatan ini diikuti oleh peserta yang berasal dari 12 SLTP yang terdiri dari SMP dan MTs yang ada di Kecamatan Gunungpati di tambah beberapa SMP dan MTs di wilayah sekitarnya, baik dari sekolah negeri maupun swasta, dimana tiap-tiap sekolah mengirimkan 2 (dua) atau 3 (tiga) orang sebagai peserta pembinaan, sehingga jumlah peserta mencapai 26 orang. Adapun bentuk kegiatan ini yaitu melalui pendidikan non-formal yang bertempat di Gedung G Lt.III UPT Perpustakaan Universitas Negeri Semarang kampus UNNES Sekaran Gunungpati Semarang.

Realisasi Pemecahan Masalah
Kegiatan pembinaan pengelolaan perpustakaan sekolah ini meliputi:
1. Persiapan
Untuk menyiapkan pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat ditetapkan:
- Lokasi tempat pengabdian
- Waktu kegiatan pengabdian
- Peserta kegiatan
- Tempat diselenggarakan kegiatan
- Materi yang disajikan, dan
- Bahan-bahan penunjang lainnya.

Pelaksanaan
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang berupa pembinaan pengelolaan perpustakaan sekolah dilaksanakan selama kurang lebih 4 (empat) bulan setelah penandatanganan kontrak kerja. Adapun tempat kegiatan dilaksanakan di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Semarang di gedung G Lt. III, Kampus UNNES Sekaran Gunungpati Semarang selama 3 hari

HASIL KEGIATAN

Dari hasil evaluasi oleh Tim dijumpai bahwa kegiatan pembinaan tenaga pengelola perpustakaan sekolah yang terdiri dari Guru, Karyawan atau Penglola perpustakaan selama 3 hari dapat disimpulkan sebagai berikut:
Pelatihan Penyampaian materi secara langsung yang disertai dengan praktik akan lebih cepat dimengerti oleh peserta, seperti praktik penggunaan pedoman pengelolaan perpustakaan, yaitu dalam penggunaan pedoman pengkatalogan AACR (Anglo American Cataloging Rules) dan penggunaan pedoman pengklasifikasian DDC (Dewey Decimal Clacification).

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS