PENYIANGAN KOLEKSI BUKU TEKS DI PERPUSTAKAAN UMS

Salah Satu Upaya Konservasi Dalam Rangka Pemeliharaan Koleksi Pendahuluan Latar Belakang Bahan pustaka adalah salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan. Nilai informasi yang dikandung didalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relative cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung didalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain). Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki bahan pustaka dengan jenis yang beragam dan jumlah koleksi yang besar, Perpustakaan UMS telah melakukan beberapa kegiatan konservasi dan preservasi sebagai bentuk upaya pelestarian. Kegiatan yang ada didalammya, disesuaikan dengan keragaman maupun jenis bahan pustaka yang ada di perpustakaan UMS. Ragam dan jenis bahan pustaka yangdimiliki perpustakaan UMS adalah bahan pustaka cetak seperti buku, majalah, surat kabar, skripsi dan lain-lain, dan bahan pustaka non cetak (koleksi audio visual) seperti kaset, CD, VCD, dan DVD. Teori Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:271-274) disebutkan bahwa preservation atau pelestarian mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode, dan teknik penyimpannnya. Conservation atau pengawetan terbatas pada kebijakan serta cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan pustaka. Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung, pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha alih media/bentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas gedung (maintenance),dan pihak atasan dari instansi induk setempat. Tujuan dan Fungsi Tujuan dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut: Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen Mengatasi kendala kekurangan ruang Mempercepat proses temu balik informasi Sedangkan fungsi dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1.Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama 2.Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan tahan lama 3.Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya 4.Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka 5.Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan pustaka diperlukan kesabaran yang besar 6.Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan dengan pihak luar 7.Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan pemeliharaan bahan pustaka 8.Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang Pembahasan Dalam rangka pemeliharaan bahan pustaka dan upaya kegiatan preservasi dan konservasi informasi, Perpustakaan UMS melakukan penyiangan koleksi buku-buku teks yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Penyiangan koleksi ini dilakukan karena tuntutan kebutuhan ruang yang terus bertambah seiring dengan pertambahan koleksi buku teks yang terus bertambah juga jumlahnya. Kegiatan penyiangan koleksi buku-buku teks ini diakukan sebagai usaha untuk mengeluarkan atau menarik buku-buku teks yang kurangpemanfaatannya, atau bahkan tidak termanfaatkan sama sekali. Buku-buku teks tersebut biasanya adalah buku-buku yang merupakan hadiah dari pihak luar (hadiah dari Asia Foundation), yang pada kenyataanya pemanfaatan bagi users kurang atau tidak ada sama sekali. Buku-buku tersebut biasanya memiliki subyek yang tidak sesuai dengan jurusan atau program studi yang ada di universitas. Selain itu faktor bahasa yang kurang dikenal dan tahun terbit yang sudah tidak bisa dikatakan baru lagi, adalah faktor yang membuat buku-buku tersebut menjadi tidak laku. Buku-buku teks dengan kondisi yang sudah tidak bisa diselamatkan lagi atau buku rusak, termasuk dalam kategori buku-buku yang harus disiangi. Buku-buku yang termasuk dalam kategori buku rusak adalah buku-buku yang halamannya tidak lengkap dan sudah tidak bisa diusahakan untuk dilengkapi, buku dengan kondisi banyak sobekan hingga tidak bisa dipakai (brodol dan lusuh/lecek), dan kondisi-kondisi lain yang membuat buku tersebut secara phisik tidak bisa dipajang dalam rak buku untuk dilayankan. Kriteria Buku yang Akan Disiangi Beberapa kriteria yang yang dipakai pedoman oleh patugas dalam melakukan kegiatan penyiangan/pencabutan koleksi adalah a.Buku rusak, yaitu buku-buku yang tidak lengkap halamannya dan tidak bisa diusahakan kelengkapannya, jilidan rusak (brodol) dantidak bisa dipjilid ulang. b.Buku dengan tahun terbit kurang dari 1990 (1950an, 1960an, 1970an, 1980an) c.Buku-buku dengan tahun terbit 1990an tetapi dengan kondisi keterpakaian 0 (lihat keterangan (d) selanjutnya. d.Buku-buku yang tidak pernah dipakai (disentuh) oleh pengguna perpustakaan (lihat dari data keterpakaian buku yang ada di komputer atau di slip keterpakaian buku yang ada di bagian belakang buku) e.Buku-buku dengan subyek atau pokok bahasan yang kurang relevan dengan jurusan yang ada di universitas f.Buku-buku asing dengan bahasa yang kurang dikenal oleh pengguna g.Buku-buku fiksi yang kurang atau tidak ada unsur ™pendidikannya Pelaksanaan dan SDM Kegiatan penyiangan/pencabutan merupakan salah satu job diskripsi di bagian layanan koleksi cadangan, yang dilakukan setiap saatatau setiap hari. Biasanya dilakukan pada periode waktu tersendiri. Misal buku hasil penyiangan selama satu semester (Januari Februari), diletakkan dalam rak tersendiri, diberi tanda khusus dan ditunggu selama empat bulan sebelum dikirim dan disimpan di gudang. Jika dalam waktu empat bulan ada yang memakai buku tersebut, buku urung untuk disiangi/dicabut, dan dikembalikan ke rak buku. Sebaiknya, jika selama empat bulan buku tidak ada yang memakai, buku siap disimpan di gudang. Pelaksana kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku adalah petugas yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Karena pada tahapawal pelaksanaan penyiangan/pencabutan adalah di bagian cadangan. Selanjutnya direncanakan proses penyiangan/pencabutan selanjutnya diteruskan di bagian layanan buku-buku teks yang bisa dipinjam (sirkulasi) yang pelaksanaanya akan dilakukan pada waktu danoleh petugas tersendiri (diproyekan). Semua buku-buku hasil penyiangan/pencabutan yang disimpan di gudang, di data oleh petugas bagian cadangan. Dan sewaktu-waktu adapertanyaan tentang buku-buku tersebut, data dan buku siap untuk diberikan/dilayankan. Proses selanjutnya (proses akhir) dari kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku yang kurang atau tidak dipakai sama sekali, akan dibicarakan di tingkat pimpinan perpustakaan dan universitas lebih lanjut. Apakah akan di selamatkan informasinya (alih media), disumbangkan atau dihanguskan data dan phisiknya. Kesimpulan Dalam rangka pemeliharaan bahan pustaka dan upaya kegiatan preservasi dan konservasi informasi, Perpustakaan UMS melakukan penyiangan koleksi buku-buku teks yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Penyiangan koleksi ini dilakukan karena tuntutan kebutuhan ruang yang terus bertambah seiring dengan pertambahan koleksi buku teks yang terus bertambah juga jumlahnya. Kegiatan penyiangan koleksi buku-buku teks ini diakukan sebagai usaha untuk mengeluarkan atau menarik buku-buku teks yang kurangpemanfaatannya, atau bahkan tidak termanfaatkan sama sekali. Buku-buku teks tersebut biasanya adalah buku-buku yang merupakan hadiah dari pihak luar (hadiah dari Asia Foundation), yang pada kenyataanya pemanfaatan bagi users kurang atau tidak ada sama sekali. Buku-buku tersebut biasanya memiliki subyek yang tidak sesuai dengan jurusan atau program studi yang ada di universitas. Selain itu faktor bahasa yang kurang dikenal dan tahun terbit yang sudah tidak bisa dikatakan baru lagi, adalah faktor yang membuat buku-buku tersebut menjadi tidak laku. Pelaksana kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku adalah petugas yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Karena pada tahapawal pelaksanaan penyiangan/pencabutan adalah di bagian cadangan. Selanjutnya direncanakan proses penyiangan/pencabutan selanjutnya diteruskan di bagian layanan buku-buku teks yang bisa dipinjam (sirkulasi) yang pelaksanaanya akan dilakukan pada waktu danoleh petugas tersendiri (diproyekan). Semua buku-buku hasil penyiangan/pencabutan yang disimpan di gudang, di data oleh petugas bagian cadangan. Dan sewaktu-waktu adapertanyaan tentang buku-buku tersebut, data dan buku siap untuk diberikan/dilayankan. Proses selanjutnya (proses akhir) dari kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku yang kurang atau tidak dipakai sama sekali, akan dibicarakan di tingkat pimpinan perpustakaan dan universitas lebih lanjut. Apakah akan di selamatkan informasinya (alih media), disumbangkan atau dihanguskan data dan phisiknya DAFTAR PUSTAKA 1.Qalyubi, Syihabuddin, dkk. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan IPI F.Adab UIN Suka, 2003 2.Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

0 comments:

Post a Comment